Papierlos am Logistik-Schreibtisch – Umlaufmappe ade

Eine Umlaufmappe für die Transporte, Belege ausdrucken, bei Auftragsänderungen die Mappe suchen und die entsprechenden Seiten austauschen – auf die Art läuft die Verwaltung von Logistikaufträgen und Containeranfragen in vielen Logistik-Unternehmen. Trotz vorhandener Software war es bei der Bremer BD Containerhandel und Logistik GmbH ähnlich. Dann stieg Ole Brümmer im letzten Herbst in das Unternehmen seines Vaters als Niederlassungsleiter und nachfolgender Geschäftsführer ein. Auf der Suche nach einer Lösung für effizientere und digitale Prozesse hörte er von Indiwa Digitale Kommunikation GmbH aus Bremen. Als Anbieter von Logistik-Software war ihr spezialisiertes Produktangebot aus Contado als TMS-Software für Containertransporte und Tarico als Ratenmanagement-Software interessant. „Geschäftsführer Ingo Litek nahm sich Zeit, um uns alles zu erklären und um dann seine Softwareprodukte dank eines Baukastensystems genau auf unseren Bedarf anzupassen. Ich bemerkte die Erfahrung im Team, sowohl als Softwareentwickler und darüber hinaus deutlich die als ehemalige Logistiker. Die anschließende Einführung und Schulung im Unternehmen begleitete Indiwa, so dass es vom ersten Tag an lief. Die ganze Umstellung war easy und hat weniger Zeit gekostet, als wir gedacht hätten.“

Erleichterung durch Digitalisierung

Eine Software kann nur mit dem arbeiten, was zuvor eingegeben wurde. Gerade an dem Punkt macht Ole Brümmer seinen Branchenkollegen Mut zur Digitalisierung am Schreibtisch: „Ja, die erste Auftragsmappe zu digitalisieren dauerte 15 Minuten. Danach ging es immer schneller. Das Ergebnis erleichtert unsere Arbeit enorm. Jetzt können wir den Stand aller Aufträge und Anfragen von jedem Arbeitsplatz aus einsehen, können Daten digital ändern und vor allem funktionieren einige Prozesse, wie das Erstellen der Rechnung, automatisch per Tastenklick. Das anschließende Archivieren ist nun absolut simpel, ohne volle Regale. Das Arbeiten mit unseren Subunternehmern wurde ebenfalls einfacher und für alle übersichtlicher.“

Ole Brümmer freut sich auch über den ökologischen Aspekt, weil Druckertinte und Papier gespart werden, wenn jetzt vom Auftragserhalt bis zur Abrechnung im Bremer Büro alles papierlos erfolgt. Die neue Transparenz und Effizienz, die er als Spediteur und Dienstleister seiner Meinung nach heute benötigt, wird noch ergänzt um die gute Erfahrung einer unterstützenden Zusammenarbeit mit dem Geschäftspartner Indiwa. „Zeitgleich mit der Software-Umstellung haben wir eine zweite Niederlassung eröffnet. Auch hier hat Indiwa mit uns und für uns die Situation gelöst, so dass wir beispielsweise die gleiche Mail oder Info mit verschiedenen Absendern standortübergreifend zeitgleich verschicken können und nirgendwo Chaos entsteht.“

Brümmers Fazit: „Trotz aller Automatisierung ersetzt die Software nicht das Denken, aber erleichtert das Handeln. Es ist zunächst eine Investition, die sich nach Risiko anfühlt. Doch am Ende ist meiner guten Erfahrung nach, die Digitalisierung für alle Beteiligten im Logistikprozess ein Gewinn.“

indiwa liefert Software für CTHS

Die Züge mit den Containern kommen direkt vom Seehafen Hamburg, um im Binnen-Terminal in Halle an der Saale entladen zu werden. „Dort ging dann der manuelle Checkup los: Wo steht welcher Container im Zug, sind alle Unterlagen zur Containernummer vollständig vorhanden? Das wurde persönlich mit der Terminalverwaltung und anschließend mit den Fahrern der großen Greifstapler abgeglichen, während die Uhr tickte. Seit einigen Monaten laufen diese Vorgänge automatisiert ab,“ erklärt Ingo Litek. Er ist Geschäftsführer der indiwa digitale kommunikation GmbH mit Sitz in Bremen. Hier ist man seit 20 Jahren auf Softwarelösungen für die Logistikbranche spezialisiert. „Unser Top-Produkt ist Contado, eine Transportmanagementsoftware für Containertrucking und Depotverwaltung. Diese haben wir für die Container Terminal Halle (Saale) GmbH um einen Baustein ergänzt.“

CTHS-Geschäftsführer Andreas Haschke berichtet von der Umstellung auf den digitalen Prozess: „Wir sind ein modernder Betrieb. Unsere Verwaltung weiß mit einem Klick, welche Container auf das Depot zu- oder ablaufen und welche LKW bei uns laden oder entladen. Nun sind dank des neuen Contado-Bausteins auch unsere Reachstacker-Fahrer an die Software angebunden. Sie wissen minutengenau, welche Container an- oder ausgeliefert werden, was mit dem Container passieren soll, wo er gelagert wird. Das beschleunigt die Vorgänge bei uns im Terminal erheblich. Wir arbeiten dank der effizienteren Abfertigung deutlich wirtschaftlicher.“

CTHS Reach-Stacker im Container Terminal Halle (Saale)

Vor Digitalisierung Abläufe kennen

Neue Software-Bausteine für Contado entwickelt indiwa stets in enger Zusammenarbeit mit den Unternehmen und schaut sich dafür vor Ort die Abläufe an. „Es ist uns ein Anliegen, als IT-Dienstleister die vielen Schnittstellen bei Transporten intelligent zu vernetzen, um all die in der Logistik notwendigen Daten und Dokumente digital verfügbar zu machen.“ Ein weiteres Beispiel dafür ist ein Tool zur Selbstabfertigung. Für einen anderen Terminal-Kunden haben die Programmierer von indiwa bereits 2020 die Möglichkeit geschaffen, dass sich die LKW-Fahrer dort über ein SB-Terminal anmelden und sich somit selbst abfertigen können, ohne weiteren Personalbedarf.

Auf dem Terminal in Halle gab es nach anfänglicher Skepsis schnell eine große Akzeptanz für die neue digitale Lösung. So kamen kurz darauf aus der Belegschaft Ideen für weitere Prozesse. Derzeit arbeiten indiwa und CTHS gemeinsam daran, das Binnen-Terminal noch zukunftsfähiger aufzustellen.