TMS, Ratenmanagementsystem oder beides: Was braucht dein Unternehmen?

Eine Frau sitzt in einem Büro vor zwei Bildschirmen, der eine zeigt eine Routenplanung an, der andere eine Tabelle mit vielen Daten.

Die Digitalisierung der Logistik schreitet kontinuierlich voran. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Speditionen und Transportunternehmen. Transportaufträge müssen schnell disponiert, Frachtraten zuverlässig kalkuliert und Kosten jederzeit nachvollziehbar sein. Viele Unternehmen stehen deshalb vor einer entscheidenden Frage: Reicht ein Transportmanagementsystem aus oder ist zusätzlich ein Ratenmanagementsystem notwendig?
Die Antwort hängt von den täglichen Abläufen im Unternehmen ab. In vielen Fällen entfaltet sich das größte Potenzial allerdings erst dann, wenn beide Systeme intelligent zusammenspielen.

Was leistet ein Transportmanagementsystem?

Ein Transportmanagementsystem bildet das organisatorische Herzstück eines Logistikunternehmens. Es unterstützt sämtliche Prozesse rund um die Planung, Durchführung und Abrechnung von Transporten. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

  • Transportaufträge erfassen und verwalten
  • Touren und Fahrzeuge disponieren
  • Dokumente digital erstellen
  • Statusmeldungen verwalten
  • Rechnungen erstellen
  • Auswertungen und Analysen durchführen

 

Je komplexer die Transportabläufe werden, desto wichtiger wird eine zentrale Plattform, auf der alle Informationen zusammenlaufen. So behalten Disposition, Fahrer und Verwaltung jederzeit den Überblick.

Mit Contado bietet indiwa ein speziell für den Hafenhinterlandverkehr sowie den Teil- und Komplettladungsverkehr entwickeltes Transportmanagementsystem. Die Software begleitet den gesamten Prozess vom Auftrag bis zur Faktura und unterstützt zusätzlich Bahn- sowie Barge-Transporte. Dank des modularen Aufbaus lässt sich die Lösung flexibel an die Anforderungen jedes Unternehmens anpassen.

Wo stößt ein Transportmanagementsystem an seine Grenzen?

Ein modernes Transportmanagementsystem organisiert zwar die operativen Abläufe, doch die Preisgestaltung entwickelt sich zunehmend zu einer eigenen Herausforderung. Lieferanten aktualisieren regelmäßig ihre Tarife. Zuschläge verändern sich kurzfristig. Kunden erwarten innerhalb weniger Minuten ein verbindliches Angebot. Werden Frachtraten noch in Excel-Dateien oder unterschiedlichen Dokumenten gepflegt, entstehen schnell Fehler und unnötiger Zeitaufwand. An dieser Stelle kommt ein Ratenmanagementsystem ins Spiel.

Warum ein Ratenmanagementsystem unverzichtbar wird

Ein Ratenmanagementsystem sorgt dafür, dass sämtliche Frachtraten und Tarife zentral gespeichert, gepflegt und automatisch in Kalkulationen übernommen werden. Dadurch ergeben sich zahlreiche Vorteile:

  • aktuelle Preise jederzeit verfügbar
  • schnellere Angebotserstellung
  • weniger Übertragungsfehler
  • transparente Kalkulationen
  • einheitliche Preisgrundlagen für das gesamte Unternehmen

 

Gerade im internationalen Transportgeschäft mit wechselnden Zuschlägen und zahlreichen Preisvereinbarungen reduziert ein professionelles Ratenmanagementsystem den manuellen Aufwand erheblich.

Mit Tarico stellt indiwa eine spezialisierte Frachtratenmanagement-Software zur Verfügung, die Containerfrachtraten und weitere Tarife zentral verwaltet. Die Preise werden direkt aus dem Datenbestand übernommen und automatisch in Angebote integriert. Dadurch entstehen deutlich schnellere und zugleich zuverlässigere Kalkulationen.

Frachtkostenmanagement wird zum Wettbewerbsvorteil

Viele Unternehmen konzentrieren sich zunächst auf die Transportplanung. Dabei entscheidet häufig die Kalkulation darüber, ob ein Auftrag wirtschaftlich erfolgreich ist. Ein professionelles Frachtkostenmanagement schafft die notwendige Transparenz. Alle Kosten werden nachvollziehbar erfasst und können jederzeit ausgewertet werden. Das erleichtert nicht nur die Angebotserstellung, sondern auch die spätere Kontrolle der Wirtschaftlichkeit. Fehlerhafte Preise, veraltete Tarife oder unvollständige Kalkulationen lassen sich dadurch deutlich reduzieren. Besonders Unternehmen mit vielen Transportpartnern oder wechselnden Frachtraten profitieren von einem digitalen Frachtkostenmanagement, das sämtliche Preisinformationen an einer zentralen Stelle bündelt.

Wann reicht ein einzelnes System aus?

Nicht jedes Unternehmen benötigt sofort beide Lösungen. Ein Transportmanagementsystem genügt häufig dann, wenn:

  • überwiegend feste Preise verwendet werden,
  • nur wenige Tarife gepflegt werden müssen,
  • die Preisgestaltung wenigen Änderungen unterliegt.

 

Ein eigenständiges Ratenmanagementsystem wird dagegen interessant, sobald:

  • regelmäßig neue Frachtraten eingepflegt werden,
  • verschiedene Kunden individuelle Preisvereinbarungen besitzen,
  • Angebote schnell erstellt werden müssen,
  • Preisfehler vermieden werden sollen.

 

Die Kombination bietet den größten Mehrwert

In der Praxis ergänzen sich Transportmanagementsystem und Ratenmanagementsystem ideal.
Während das Transportmanagementsystem die operative Abwicklung steuert, übernimmt das Ratenmanagementsystem die zuverlässige Preis- und Tarifkalkulation. Informationen müssen nicht mehrfach gepflegt werden und Mitarbeiter greifen jederzeit auf aktuelle Daten zu.

Genau dieses Zusammenspiel verfolgt indiwa mit den beiden Lösungen Contado und Tarico. Beide Systeme können miteinander verknüpft werden, sodass Preisberechnung und Transportabwicklung nahtlos ineinandergreifen. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für effizientere Prozesse entlang der gesamten Transportkette. Die Frage lautet heute häufig nicht mehr, ob ein Transportmanagementsystem oder ein Ratenmanagementsystem eingesetzt werden sollte. Vielmehr geht es darum, wie beide Systeme gemeinsam die täglichen Arbeitsabläufe vereinfachen können.